Zamanı Nasıl Daha Etkili Yönetiriz?

Zamanınızı yönetmek de sorun mu yaşıyorsunuz? Zaman yönetimi konusunda beş tekniği ele aldığım bu yazımda siz de kendinize en uygun tekniği bulabilirsiniz. Gelin detaylı inceleyelim!

Gün 24 saat ve yapmamız gereken işlerin bir kısmını veya büyük bir çoğunluğunu yetiştirmekte zorlanıyoruz. Özellikle üniversite öğrencisiysek okul, dersler derken kendimize zamanımız kalmıyor. Bu durumda acaba zamanı mı yeterince iyi yönetemiyoruz? Bunun cevabını da verdikten sonra haydi şimdi zamanımızı en etkili şekilde hangi teknikleri kullanarak yönetebiliriz bunlara bakalım.

1- KANBAN TEKNİĞİ

Tahta, tabela anlamına gelen bu sözcüğün tarihi antik Japonya'ya kadar dayanmaktadır. 1940’larda Toyota fabrikasında mühendis olan Taiichi Ohno tarafından fabrika içindeki iş düzenini sağlamak ve verimliliği artırmak için geliştirilen bir tekniktir.

Kanban tekniği nasıl uygulanır? Bu tekniği 3 aşamada inceleyeceğiz.

1.Aşama: Öncelikle bilgisayar ekranı, bir karton ya da bir panonun üzerine bir şema oluşturulur. Bu şema üç bölümden oluşsun. İlk bölüme yapmanız gerekenleri yazın. Buna 'YAPILACAKLAR'  veya başka bir şey yazabilirsiniz. Ve son olarak dikkatinizi çekecek şekilde renklendirin.

2.Aşama: Bu aşamada ise şemamızın ikinci bölümüne  'YAPIYOR OLDUKLARIM' adını veriyoruz. Bu kısma yapacaklarımızdan yapmaya başladıklarımızı bu bölüme kaydırıyoruz. En fazla üç adet kaydırın.

3.Aşama: Son aşamaya ise 'YAPTIKLARIM' adını veriyoruz. Bu bölümde ise yapıyor olduklarım kısmındakilerden bitirdiklerimizi kaydırıyoruz. Şöyle dediğinizi duyar gibiyim, zaten yaptık- yapıyor olduklarım kısmındakileri neden çöpe atmak yerine oraya kaydırıyoruz? Bunun sebebi ise yapmış olduğumuz işleri gördükçe hem motivasyonumuz artar hem de rahatlamış oluruz.

2- ZEIGARNIK ETKİSİ

1920 yılında Rus psikolog ve psikiyatrist Bluma Wulfovna Zeigarnik tarafından tesadüfi olarak keşfedilmiştir. Ayrıca ilginç bir hikayesi de vardır. Bir gün Zeigarnik eşiyle beraber bir restorana yemek yemeye gider. Yemek yerken garsonların davranışlarını incelerken, garsonun gelen siparişleri yazmadan aklında tuttuğunu fark eder. Daha sonra ona bunu nasıl başardığını bir karışıklık yaşayıp yaşamadığını garsona sorar. Aldığı cevap ise garsonun siparişleri teslim edene kadar her şeyi hatırladığı fakat sipariş tesliminden sonra her şeyi unuttuğudur.

Bunun üzerine araştırmalara başlayan psikolog kişilerin tamamlanmamış veya bölünmüş şeyleri tamamlananlara göre daha kolay hatırladığı sonucuna varmıştır.

Aslında günlük hayatımızda da çokça yaşadığımız bir durumdur bu. Örneğin birazdan aramamız gereken bir telefon numarasını aklımızda tutmamız ve arar aramaz unutmamız.

Aynı şekilde bir işi yapmaya başlayıp bitirmeden hemen başka bir işe koyulduğumuz zaman yarım kalan iş sürekli zihnimizi meşgul eder ve o an yaptığımız işe hem yeterince odaklanamayız hem de zamanımız boşa gitmiş olur.

3- PARETO KURALI

“Ulaşılan sonuçların yüzde sekseni, ortaya koyduğumuz çabanın yüzde yirmisinden kaynaklanır” sonucuna varan Pareto bu prensibe adını vermiştir. Size bir faydası olmayacak işlere harcadığınız zamanı bu yüzde 20’lik diye adlandırdığımız önemli işlere ayırdığınız takdirde isteklerinizi ve hayallerinizi gerçekleştirmek daha kolay olur. Pareto, buna örnek olarak da bahçesinde yetiştirdiği bezelye tanelerinin yüzde 80’inin tüm bezelyelerin yüzde 20’sinden elde edildiğini söyler. Hatta günümüzde çoğu işletme %80 - %20 kuralı olarak da adlandırılan Pareto Kuralı’nı aktif olarak kullanmaktadır. Müşteri sayısının %20’lik bölümü, cironun %80’ini oluşturur. Yani zamanımızı yönetirken bize hiçbir şey kazandırmayacak olan yüzde yirmilik kısmı bırakıp yüzde seksenlik kısmına odaklanırsak hem zamandan tasarruf etmiş oluruz hem de daha fazla verim almış oluruz.

4- PARKİNSON KURALI

“Bir işi bitirmek için ne kadar süreniz var ise o işi bitirmek o kadar zaman alır” yargısına dayanır. Zaman yönetimi sırasında bir işi yapmak için verdiğin sürenin yarısını kendine verdiğin zaman daha hızlı bir şekilde işlerini tamamlayabileceksin.

5- 25/5 YÖNTEMİ

Warren Buffett’ı çoğumuz tanırız. 21. yüzyılın en zengin kişileri listesindeki yerini kimselere kaptırmayan Amerikalı ünlü bir iş adamı. Peki bu başarısının altında yatan ne yatıyor? 25/5 yöntemi Warren Buffett’in 80 yıldır uyguladığı bir yöntemdir. Haydi şimdi bu yöntemin nasıl uygulanacağına bakalım.

Öncelikle eline bir kağıt al ve  beş yıl içerisinde başarmak istediğin 25 şeyi yaz. Daha sonra ise bu maddeler içinde en önemli gördüğün beş tanesini işaretle. İşte bu kadar.

Bu yöntemle aslında öncelik sırası belirleyip ona göre yol aldık. Aynı anda birden fazla işi yapıp az verim almaktansa bizi için en önemli olanları sırasıyla yaparsak daha çok verim almış oluruz.