Akademik Mail Nasıl Yazılır?

Bir akademisyene mail atmak beraberinde özen ve ciddiyet gerektirir. Çünkü eğitim, profesyonel kariyerimizin ilk basamaklarından biridir. Hadi gelin birlikte maillerimizde akademik dili kullanmayı öğrenelim!

 

  Bir akademisyene mail atmak beraberinde özen ve ciddiyet gerektirir çünkü eğitim, profesyonel kariyerimizin ilk basamaklarından biridir. Eğitim hayatımızdaki akademik maillerimiz ve akademik dilimiz, daha sonra iş hayatında profesyonel maillere ve profesyonel dile evrilir dolayısıyla akademik mail yazmayı öğrenmek bizim için önemli bir artıdır. 

 

  Bir üniversite 1. sınıf öğrencisi olarak okulumdaki akademisyenlerden birine ilk mail attığımda; kim olduğumu, öğrenci numaramı ve o akademisyenden hangi dersi aldığımı yazmamıştım çünkü bir akademik mail nasıl yazılır bilmiyordum. Neyse ki hocam beni dikkate almış ve problemimi çözmüştü. Lakin her zaman böyle sonuçlanacak diye bir kaide yok. Her akademisyen aynı inceliği göstermek zorunda diye bir kaide de yok. Bu yüzden işimizi şansa bırakmamalı ve akademik mailin nasıl yazıldığı öğrenmeliyiz. Hadi başlayalım!

 

• Öncelikle adınızın ve soyadınızın tam gözüktüğü ciddi bir e-mail adresinden mail atın. Deliyykizz@gmail.com isimli hesaplardan mail atmayı aklınızdan bile geçirmeyin. İlk izlenim çok önemlidir.
• Mailinizin ne hakkında olduğunu açıklayan net bir konu başlığı yazın.(15.02.2021 TARİHLİ FİNAL SINAVI, X MAKALESİ, Y PROJESİ gibi)
• Eğer hocanızla belli bir samimiyetiniz yoksa unvanı ve soyadıyla başlamanız daha uygun olur: Prof. Dr. Bilgin Hocam gibi.
• Hocanızın unvanından tam olarak emin değilseniz Sayın Bilgin Hocam diyerek mailinize başlayabilirsiniz.
• Kendinizi tanıtın: Kimsiniz, öğrenci numaranız nedir ve hocanızdan hangi üniversitede hangi dersi alıyorsunuz bunları açıklayın.
• Neden e posta gönderdiğiniz konusunda açık olun. Kısa, net ve spesifik bir şekilde hocanıza mail atma sebebinizi açıklayın.
• İsteklerinizi kibarca ifade edin. Emir değil rica cümleleri kurun, tonunuzu iyi ayarlayın. Örneğin "mümkünse bu noktada yapabileceğiniz bir şeyler var mı?" tarzı cümleler kurmanız sizin için daha iyi olur.
• Mailinizi göndermeden önce son kez kontrol edin.
• Artık mailinizin sonuna geldiniz. Maili  "Saygılarımla" ifadesi ile bitirebilirsiniz.

 

MAİLİ YAZARKEN DİKKAT ETMENİZ GEREKEN ÖNEMLİ NOKTALAR

• Yazım kurallarına dikkat edin. Sosyal platformlarda sıklıkla kullanılan "mrb hocam, slm, tskler" gibi kısaltmaları kullanmayın.

• Emoji kullanmayın.

• Yazdıklarınızın vurgulanması açısından noktalama işaretlerine dikkat edin.

• "HOCAM ACİL, HELP, NOLUR BAKIN" tarzı yaklaşımlardan kaçının.

• Maili hocanızın mesai saatleri dışında attıysanız hemen cevap bekleme hakkınız olduğunu düşünmeyin. Hocanızın iş dışındaki saatlerde sizinle ilgilenme mecburiyeti yoktur. Bu yüzden attığınız mail sizin için önemliyse haftaiçi ve mesai saatleri içerisinde yollamanız en mantıklısı olacaktır.

• Mailinizi tane tane ve paragraflara ayrılmış şekilde yollayın.

 

ÖRNEK MAİL: 

"Sayın Prof. Dr. Bilgin Hocam, 

Ben Bursa Teknik Üniversitesi, Bilgisayar Mühendisliği Bölümü, 1. sınıf öğrencisi, 123456789 öğrenci numaralı Çağla Uzundurukan.

2020-2021 güz dönemi boyunca sizden Bilgisayar Mühendisliğine Giriş dersi aldım.

....

Saygılarımla."

 

DEĞERLİ HOCAMIN AYRICA İFADE ETMEMİ İSTEDİĞİ ÖNEMLİ BİR HUSUS:

"Bu tür yazı tarzı bizim kendi kibrimizden kaynaklanan bir durum değil. Birden fazla derse giriyoruz ve sayısız öğrenci ile yazışıyoruz. Karşımızdaki kişinin kim olduğunu ve bizden hangi dersi aldığını bilirsek daha hızlı ve etkili bir şekilde çözüm yolu buluruz. Böylece gereksiz yere fazladan mail trafiği olmaz.

   Burs, staj ve iş gibi durumlar için kurumsal firmalara mail atarken lordoftherings@gmail.com gibi mail adresleri ile mail atmayın, ad.soyad şeklinde mail atın ve resmi işlemlerinizi de bu şekilde yapın. Aksi durumda karşı taraf mailinizi ve dolaylı yoldan sizi ciddiye almayacaktır."